4 cách xây dựng Hệ thống báo cáo quản trị thông minh

Hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI) là một trong những công cụ hữu ích nhất để giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Nếu không được thiết lập đúng cách, các báo cáo này có thể gây nhiễu loạn thông tin, làm giảm các lợi ích của nó trong doanh nghiệp.

Sau đây là 4 điều cần lưu ý khi thiết kế Hệ thống báo cáo quản trị thông minh, để tối đa hóa lợi ích mang lại từ các báo cáo của doanh nghiệp

1/ Xác định các yêu cầu báo cáo

Lên lịch phỏng vấn với các bên liên quan để thu thập tất cả các yêu cầu báo cáo từ họ. Các cuộc họp này nên bao gồm toàn bộ CEO, nhà quản lý và nhà phân tích dữ liệu, những người sẽ sử dụng báo cáo BI thường xuyên.

4 cach xay dung he thong bao cao quan tri thong minh 1

Xác định được các yêu cầu trong báo cáo.

Đặt ra các câu hỏi sau trong cuộc phỏng vấn để hiểu những người này hy vọng được sử dụng báo cáo như thế nào:

  • Bạn đang sử dụng loại báo cáo nào hiện nay? Bạn có cần hay muốn bổ sung thêm thông tin gì vào các báo cáo này không?.
  • Ai sẽ sử dụng báo cáo này?.
  • Bạn sẽ sử dụng thiết bị nào để truy cập báo cáo?.
  • Bao lâu thì bạn sẽ sử dụng báo cáo này một lần?.

Bạn có thể không gặp tất cả các bên liên quan cùng lúc. Thay vào đó, hãy lên lịch cho các cuộc gặp mặt trực tiếp và theo dõi từng nhóm người dùng cho đến khi xác nhận hoàn tất toàn bộ yêu cầu. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra những yêu cầu mâu thuẫn và giải quyết nó trước tiên, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian triển khai.

2. Xác định KPI và số liệu cho mỗi báo cáo BI

Bạn cần tạo danh sách KPI và số liệu mà bạn muốn hiển thị trên mỗi báo cáo BI. Những câu hỏi sau sẽ giúp bạn tìm ra danh sách ấy:

  • Bạn đang sử dụng những số liệu và KPI nào trong quy trình kinh doanh của mình?.
  • Bạn sử dụng những báo cáo nào để theo dõi các số liệu này?.
  • Bạn muốn thêm/xóa những dữ liệu nào?.

3. Chọn cách hiển thị của từng số liệu

Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà mọi người mắc phải khi trình bày thông tin một cách trực quan là sử dụng sai biểu đồ hoặc hình ảnh. Điều này không chỉ truyền tải thông điệp sai mà trong một số trường hợp, còn có thể dẫn đến nhầm lẫn.

4 cach xay dung he thong bao cao quan tri thong minh 2

Chọn cách thể hiện số liệu.

Đối với mỗi số liệu, bạn nên sử dụng biểu đồ hoặc hình ảnh hợp lý để làm rõ hơn thông điệp cơ bản trong dữ liệu của bạn.

4. Bố trí các yếu tố báo cáo trong Hệ thống báo cáo quản trị thông minh

Khi bạn đã tìm ra những số liệu cần hiển thị trên báo cáo và cách thức trực quan hóa dữ liệu thì điều tiếp theo cần làm là sắp xếp chúng theo cách dễ hiểu nhất. Khi con người đọc nội dung trên trang, mắt chúng ta di chuyển từ trái sang phải, tạo thành các mẫu hình chữ F hoặc Z. Do đó, bạn nên hiển thị thông tin quan trọng và khẩn cấp nhất ở góc trên bên trái của báo cáo. Thông tin có mức độ ưu tiên thấp và ít biến động sẽ được hiển thị ở nửa dưới của báo cáo.

4 cach xay dung he thong bao cao quan tri thong minh 3

Bố trí các báo cáo trong hệ thống.

Hệ thống báo cáo quản trị thông minh được thiết kế tốt sẽ giúp người dùng dễ dàng có được thông tin họ để thực hiện công việc tốt hơn. Nó có thể hỗ trợ cho nhiều hoạt động từ giám sát công việc hàng ngày đến phân tích dữ liệu để điều tra các vấn đề hay khám phá data tìm kiếm các cơ hội tăng trưởng mới.

Điều quan trọng là phải hiểu đối tượng mục tiêu sử dụng báo cáo, họ là ai, họ gặp phải vấn đề gì, họ muốn thông tin gì và họ sẽ sử dụng thông tin đó như thế nào. Khi bạn đã tìm hiểu được những vấn đề này, hãy trình bày thông tin theo cách dễ hiểu, trực quan để có thể nhanh chóng rút ra thông tin và đưa ra quyết định.