Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Một trong những công việc cần nhiều thời gian nhất đối với nhân viên HR chính là quản lý hồ sơ nhân sự. Các doanh nghiệp đã tìm nhiều phương pháp nhưng dường như vẫn không mang lại hiệu quả như mong đợi. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là công cụ chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian, tài nguyên mà vẫn đạt hiệu quả cao.

# Những cách quản lý hồ sơ truyền thống

Quản lý hồ sơ giấy: Bộ phận nhân sự sẽ lập danh mục lưu trữ toàn bộ hồ sơ giấy của từng nhân viên. Đồng thời yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục định kỳ mỗi tháng 1 – 2 lần.

cach quan ly ho so nhan su hieu qua 1

Quản lý hồ sơ máy, CD…: Lập hồ sơ theo các cấp folder. Folder này chứa toàn bộ thông tin nhân viên được nhập vào. Phương pháp này yêu cầu nhân viên phải làm theo một quy trình giống nhau về nhập, xuất thông tin; back – up; định kỳ sao lưu dữ liệu, quét virus.

cach quan ly ho so nhan su hieu qua 2

Việc quản lý hồ sơ trên máy tính thường gặp nhiều rủi ro như: mất dữ liệu đột ngột nếu không cài đặt chế độ autosave; khi format lại máy, dữ liệu trên ổ C bị mất; không thể truy xuất hồ sơ nhân viên nhanh chóng do việc lưu trữ lung tung.

# Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là hệ thống quản lý hồ sơ tiên tiến, cung cấp một loạt các chức năng, công cụ để quản lý file hồ sơ hữu ích. Phần mềm cung cấp nhiều cách để lập chỉ mục, xác định loại hồ sơ và các thuộc tính được liên kết với loại đó.

cach quan ly ho so nhan su hieu qua 3

Chẳng hạn, bạn có thể định nghĩa hồ sơ nhân viên là một loại tệp với các thuộc tính cụ thể và liên kết với các dữ liệu liên quan. Bạn có thể chỉ định các thuộc tính tệp như tên, mức lương được hưởng, các chức vụ trải qua,…Việc chỉ định các thuộc tính như vậy cho phép phần mềm tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, ngay cả khi tất cả các tệp hồ sơ có cùng định dạng chẳng hạn như .pdf hoặc .doc.

cach quan ly ho so nhan su hieu qua 4

Ngoài việc nâng cao khả năng tìm kiếm hồ sơ, phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên còn hỗ trợ tự động nhiều quy trình khác như phê duyệt tài liệu, chia sẻ hồ sơ và chỉnh sửa công tác,…Mặc dù các phương pháp quản lý hồ sơ truyền thống khác vẫn đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng, nhưng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên đã chứng minh rằng nó có thể giúp công việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn. Bởi vì phần mềm cung cấp một loạt các tính năng để nâng cao năng suất văn phòng, đồng thời giúp tổ chức cải tiến các quy trình quản lý hồ sơ nội bộ.

# Một số lợi ích chính của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Phần mềm chính là công cụ để theo dõi hồ sơ, truy xuất dữ liệu nhanh chóng và quản lý hiệu quả. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự mang lại nhiều lợi ích như:

Tổ chức các hồ sơ hợp lý để truy cập dữ liệu nhanh chóng

  • Tìm kiếm hồ sơ dễ dàng
  • Lưu trữ và truy xuất an toàn hơn
  • Theo dõi, quản lý hồ sơ nhân viên tốt hơn
  • Loại bỏ các quy trình giấy tờ phức tạp