Hệ thống phần mềm thông tin dùng chung

Toàn bộ thông tin dữ liệu trong hệ thống doanh nghiệp đều phải được thống nhất với nhau từ lúc nhập cho đến khi xuất ra kết quả. Việc này phụ thuộc vào các đối tượng danh mục trên phần mềm khi người dùng truy cập sử dụng có được cài đặt giống nhau hay không?

Các chức năng của hệ thống thông tin dùng chung sẽ giúp người dùng thực hiện các thao tác cài đặt danh mục dùng chung một cách đơn giản, giúp giải quyết các vấn đề trong công tác quản lý, tránh sai sót thông tin dữ liệu.

1. Quản lý thông tin các danh mục

Người quản lý có thể thiết lập các danh mục đối tượng mặc định chung để dễ dàng thống nhất các thông tin khi chúng được truyền vào hệ thống.

he thong phan mem thong tin dung chung 01

Quản lý thông tin theo các danh mục.

Điều này giúp cho việc theo dõi và tìm kiếm thông tin được hiệu quả, nhanh chóng hơn.

2. Hỗ trợ thiết lập các danh mục dùng chung trong hệ thống

Trước khi cài đặt các danh mục dùng chung, người dùng cần xác định rõ những đối tượng cần quản lý, các chức năng, các quy trình hoạt động xử lý thông tin theo yêu cầu nghiệp vụ, v.v.
Cho phép phân loại các danh mục theo mục đích quản lý riêng như:

  • Khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, phòng ban, v.v.
  • Điều khoản thương mại, phương pháp thanh toán, phương thức giao hàng, v.v.
  • Tạo loại phiếu, liệu nguyên tệ, nhóm thuế, v.v.
  • Hệ thống tài khoản.
  • Các loại mã phân tích.

3. Cho phép điều chỉnh thay đổi hoặc thiết lập lại các danh mục

Cung cấp khả năng truy cập điều chỉnh thay đổi các danh mục quản lý theo nhu cầu người dùng, ghi nhận các nghiệp vụ tác động của người dùng lên dữ liệu (thêm mới, sửa, xóa).

he thong phan mem thong tin dung chung 02

Cho phép điều chỉnh và thay đổi dễ dàng.

Ngoài ra, việc thực hiện điều chỉnh thay đổi nên được quyết định thống nhất và được xét duyệt từ cấp trên để tránh tình trạng có nhiều cá nhân tự ý thay đổi dữ liệu trong hệ thống mà không có sự thống nhất thông tin, rất dễ gặp sự cố khi truy xuất dữ liệu.

4. Tạo sự tiện lợi cho những người sử dụng

Các thông tin danh mục được liệt kê rõ ràng giúp cho người sử dễ dàng truy vấn, nhập liệu một cách đơn giản và nhanh chóng, tạo cho người sử dụng một sự tiện lợi, không phải thực hiện các thao tác quá phức tạp.

he thong phan mem thong tin dung chung 03

Thân thiện với người dùng.

Hệ thống thông tin dùng chung giúp cho người dùng tạo các danh mục sử dụng chung trong toàn bộ hệ thống. Có thể hiểu đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong quá trình hợp nhất các dữ liệu trong hệ thống và các dòng thông tin theo danh mục làm tối ưu việc nhập liệu, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý trong doanh nghiệp.