Làm thế nào để cải thiện giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp?

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, giao tiếp là một vấn đề phổ biến. 86% người tham gia khảo sát của công ty đào tạo Fierce Inc. cho rằng việc thiếu hợp tác và giao tiếp không hiệu quả là nguyên nhân thất bại chủ yếu trong các dự án.

Vấn đề giao tiếp sẽ trở nên nghiêm trọng hơn khi công ty ngày càng phát triển và mở rộng quy mô nhân viên. Khi bạn tiếp nhận thêm nhân viên, tổ chức nội bộ theo nhiều nhóm, bạn sẽ cần phải đặc biệt chú ý đến cách bạn giao tiếp với nhân viên, cách họ giao tiếp với nhau.

Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách giao tiếp hiệu quả với nhân viên, bao gồm: chiến lược giúp mọi người đều nhận được thông báo, cách truyền đạt các giá trị quan trọng của công ty, phương pháp tìm kiếm phản hồi và giải quyết xung đột.

1/ Lan truyền thông tin trong nội bộ

Với một doanh nghiệp có quy mô tầm cỡ, nhiều chi nhánh ở nhiều khu vực khác nhau, việc gửi thông báo cho toàn bộ nhân về tình hình hoạt động của các phòng ban khác trong doanh nghiệp là một thách thức cực kỳ lớn.

lam the nao de cai thien giao tiep trong noi bo doanh nghiep 04

Ngay cả trong các công ty nhỏ, các phòng ban cũng có thể ít trao đổi thông tin với nhau.

Sau đây là một số phương để phá vỡ rào cản và lưu chuyển thông tin trong nội bộ công ty:

  • Gửi email thông báo
  • Mạng nội bộ công ty
  • Phần mềm trực tuyến và các công cụ giao tiếp như Slack, Skype,…
  • Tài liệu công ty
  • Đào tạo trực tiếp

2/ Truyền đạt giá trị doanh nghiệp

Mỗi công ty thành công đều có những giá trị và mục tiêu riêng. Tất cả nhân viên phải làm việc vì giá trị và sứ mệnh chung của công ty, nhưng điều này có dễ dàng bị đánh mất trong quá trình làm việc hàng ngày. Do đó, hoạt động truyền thông nội bộ để lan tỏa giá trị doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết.

3/ Tìm kiếm phản hồi

Bạn không những cần giao tiếp với nhân viên của mình mà còn cần khuyến khích họ phản hồi lại cho bạn, về cách họ cảm nhận trong công việc, về thông tin hoặc ý tưởng quan trọng trong doanh nghiệp.

lam the nao de cai thien giao tiep trong noi bo doanh nghiep 01

Một số người có thể ngại nói lên suy nghĩ của mình về các vấn đề nhạy cảm.

Một số người có thể ngại nói lên suy nghĩ của mình về các vấn đề nhạy cảm trên các diễn đàn nội bộ hoặc trước mặt sếp.

Do đó, bạn có thể sử dụng các phương pháp sau:

  • Lập khảo sát nhân viên thường xuyên.
  • Tổ chức các cuộc họp không chính thức, đây là hình thức giao tiếp hiệu quả nhất. Nếu được tiến hành thường xuyên, bạn có thể xây dựng mối quan hệ tin cậy với nhân viên, giúp họ cởi mở và sẵn sàng trao đổi với bạn.

4/ Giải quyết xung đột

Ngoài các chức năng quản lý hành chính, bộ phận nhân sự còn đảm nhiệm việc giải quyết xung đột giữa các nhân viên và giải quyết khiếu nại. Nếu một nhân viên cảm thấy bị đối xử bất công hoặc nếu hai nhân viên không thể xử lý sự khác biệt giữa họ thì họ sẽ cần một con đường thích hợp để giải quyết vấn đề.

lam the nao de cai thien giao tiep trong noi bo doanh nghiep 03

Giải quyết các mâu thuẫn.

Trong một công ty lớn, một chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự là giải quyết xung đột giữa các nhân viên và giải quyết các khiếu nại. Nếu một nhân viên cảm thấy bị đối xử bất công, hoặc nếu hai nhân viên chỉ có thể giải quyết sự khác biệt của họ, thì họ sẽ cần một con đường thích hợp để giải quyết vấn đề.

Để xử lý tình huống này, bạn cần có một kế hoạch, xung đột sẽ phát sinh vào bất kỳ lúc nào trong bất kỳ tổ chức nào, ngay cả khi văn hóa làm việc của tổ chức cực kỳ lành mạnh, do đó bạn cần có phương pháp để đối phó với nó. Sau đó, bạn nên thiết lập một quy trình để giải quyết xung đột, đây là quy trình gợi ý cho bạn:

  • Thừa nhận rằng đang có sự xung đột
  • Để các cá nhân bày tỏ cảm xúc của mình
  • Xác định vấn đề
  • Xác định nhu cầu của hai bên
  • Tìm các điểm chung dù là nhỏ nhất để thỏa thuận
  • Tìm giải pháp để thỏa mãn nhu cầu
  • Theo dõi quá trình thực hiện giải pháp

Lên kế hoạch hành động nếu xung đột chưa được giải quyết

Cố gắng khuyến khích các mô hình giao tiếp lành mạnh bằng cách yêu cầu mọi người loại bỏ cá tính, cảm xúc và cố gắng mô tả các vấn đề, hậu quả một cách khách quan mà không đưa ra lời buộc tội bất kỳ ai.

Xung đột có thể khó giải quyết với những ai liên quan và cả những người đang cố gắng hòa giải. Nhưng nếu không được giải quyết, nó có thể dẫn đến tình trạng bất mãn, gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm việc.