Phần mềm quản lý văn bản

Trong thời buổi Internet phát triển mạnh mẽ như hiện nay, các tài liệu văn bản giấy tờ đều dần được công nghệ số hóa thay thế, giúp giải quyết các vấn đề công việc hành chính một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng, giảm bớt nguồn nhân sự và tiết kiệm kinh phí thực hiện.

Nên lựa chọn một giải pháp hỗ trợ thông minh và phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình, nếu thấy khó hãy để các tính năng tối ưu trong phần mềm quản lý văn bản dưới đây giúp nhé.

1. Quản lý thông tin văn bản

Hệ thống cho phép cập nhật và lưu trữ các dữ liệu văn bản ở bất kỳ định dạng nào (Word, PDF, Excel, Images, Drawings, v.v.), người dùng có thể tùy ý điều chỉnh theo nhu cầu sử dụng.

phan mem quan ly van ban 01

Quản lý thông tin văn bản chuyên nghiệp.

Thông tin văn bản được phần mềm cung cấp danh sách liệt kê đầy đủ, chi tiết, rõ ràng, giúp người dùng thuận tiện theo dõi và kiểm soát một cách chính xác. Hạn chế phát sinh những vấn đề không đáng có như: trùng dữ liệu, thiếu thông tin xác minh hoặc thông tin không chính xác, v.v. dẫn đến tình trạng sai lệch trong cách quản lý.

2. Phân bố vị trí lưu trữ văn bản rõ ràng

Phần mềm hỗ trợ yêu cầu khi nhập liệu văn bản phải phân loại lưu trữ bằng tên loại, mã loại, thuộc bộ phận nào, phòng ban nào, v.v. nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu được dễ dàng, nhanh chóng, công tác quản lý hiệu quả hơn.

phan mem quan ly van ban 02

Lưu trữ văn bản tập trung.

Tất cả dữ liệu văn bản trong tổ chức đều được lưu trữ vào một server cố định, nhưng thật rắc rối nếu muốn tìm kiếm một thông tin nào đó trong đống tài liệu hỗn độn không có sự sắp xếp trật tự như thế phải không nào?

3. Theo dõi lịch sử truy xuất văn bản

Hệ thống tự động phân tích đánh giá khi có tác động truy cập của người sử dụng vào dữ liệu văn bản trong hệ thống, sau đó nhanh chóng hiển thị kết quả ra màn hình, đồng thời ghi nhận, lưu trữ những thông tin lịch sử mà người sử dụng đã thực hiện trên phần mềm (đăng nhập, tìm kiếm, tải tài liệu, nhập liệu, in ấn, v.v.), giúp người quản trị dễ dàng theo dõi và quản lý chặt chẽ, góp phần tăng cường an toàn bảo mật thông tin dữ liệu.

phan mem quan ly van ban 03

Theo dõi được lịch sử truy xuất văn bản.

Phần mềm quản lý văn bản giúp người dùng lưu trữ hệ thống văn bản trong công ty, là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc cải cách quản lý hành chính.