Tiêu chí phải có của phần mềm đánh giá KPI

Để quản lý các chỉ số hiệu suất công việc (KPI) một cách hiệu quả, bạn cần thiết lập phần mềm KPI. Một số tổ chức tích hợp tính năng này vào các hệ thống như ERP, CRM và Tài chính tích hợp,…một số khác thì không.

Hầu hết các tổ chức đều yêu cầu nhân viên sử dụng mẫu báo cáo hàng tháng, đối chiếu dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau và xây dựng bảng tính hoặc trình bày PowerPoint. Tuy nhiên, điều này thường dẫn đến lỗi, giải thích sai dữ liệu và khó quản lý công việc của nhân viên.

Mua phần mềm KPI là cách tốt nhất để quản lý hiệu suất nhân viên. Nhưng bạn không biết nên dựa vào những tiêu chí nào để đưa ra quyết định mua sản phẩm? Hãy tham khảo những tiêu chí được gợi ý sau đây.

1/ Tính năng dễ sử dụng

Đầu tiên và quan trọng nhất, giải pháp phần mềm KPI cần phải dễ sử dụng. Điều này có nghĩa là bạn có thể cài đặt hệ thống nhanh chóng và có thể xây dựng thang điểm đánh giá trong vài giờ thay vì vài tuần hoặc vài tháng.

nhung su co pho bien tren he thong phan mem nhan su 01

Giải pháp phần mềm KPI cần phải dễ sử dụng.

Tất cả các phần mềm ứng dụng mới đều đòi hỏi thời gian nghiên cứu và ứng dụng, tuy nhiên phần mềm cần trực quan nhất có thể để đẩy nhanh quá trình này, tránh tiêu tốn quá nhiều thời gian và nguồn lực của công ty. Hãy kiểm tra mức độ được hỗ trợ từ phía nhà cung cấp dành cho bạn, để đảm bảo bạn có thể sử dụng thành thạo phần mềm nhanh chóng.

2/ Tính năng cảnh báo

Chức năng cảnh báo là tính năng cần thiết và nhất định phải có trong bất kỳ ứng dụng phần mềm quản lý KPI nào.

nhung su co pho bien tren he thong phan mem nhan su 03

Chức năng cảnh báo là tính năng cần thiết.

Chức năng này cần được cung cấp ở cả cấp độ hệ thống và cá nhân. Ví dụ: hệ thống sẽ tự động gửi nhắc nhở để người dùng cập nhật số liệu khi đến hạn hoặc quá hạn. Thông báo cá nhân sẽ được gửi đi nếu giá trị KPI cá nhân nằm dưới ngưỡng nhất định.

3/ Di động của phần mềm

Smart phone là một trong những vật dụng cá nhân quan trọng nhất của con người hiện đại. Theo thống kê, người dùng tìm kiếm trên di động nhiều hơn trên cả PC hoặc laptop. Phần mềm KPI không nhất thiết phải có ứng dụng di động.

nhung su co pho bien tren he thong phan mem nhan su 02

Tiêu chí phải có của phần mềm đánh giá KPI.

Trên thực tế, app mobile phải được tải xuống cài đặt thêm và giao diện có thể khác với phiên bản PC, gây phiền hà cho người sử dụng. Ứng dụng phần mềm KPI nên có phiên bản web cung cấp trải nghiệm người dùng nhất quán trên tất cả các thiết bị.

4/ Nhập và tích hợp dữ liệu

Nhập và tích hợp dữ liệu là một tính năng bắt buộc của bất kỳ hệ thống nào. Bằng cách này, dữ liệu có thể được nhập dễ dàng và nhanh chóng. Trong nhiều trường hợp, người quản lý cần cập nhật báo cáo về số lượng KPI và phần mềm hỗ trợ tính năng tạo bảng tính tải lên dữ liệu nguồn để họ truy cập.

Xem thêm:  Tiêu chí cho một hệ thống quản trị nguồn nhân lực

Khi dữ liệu KPI cần truy xuất cho ERP, CRM, hệ thống tài chính,…khả năng tích hợp là điều cần thiết. Hoạt động này cần sự hỗ trợ CNTT để tạo các truy vấn dữ liệu chính xác và truy xuất dữ liệu. Bạn có thể lên lịch cập nhật dữ liệu thường xuyên thông qua chức năng này.

5/ Phân quyền người dùng và chức năng bảo mật

Thông thường, các hệ thống quản lý KPI được đặt theo chế độ mặc định, cho phép tất cả người dùng có thể nhìn thấy mọi thức. Cấu trúc truy cập mở này được đánh giá là có nhiều lợi ích tích cực.

Tuy nhiên, sẽ luôn có những lúc dữ liệu cần được bảo vệ và chỉ nên được truy cập và xử lý bởi các nhóm hoặc cá nhân cụ thể. Khả năng thiết lập quyền của nhóm, người dùng trong trường hợp này trở thành một tính năng bắt buộc.