Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức

Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, đều cần có một hệ thống để thu thập, xử lý, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu. Trong quá khứ, những nhiệm vụ này đòi hỏi rất nhiều thời gian và giấy tờ lưu trữ. Ngày nay, các công ty sử dụng công nghệ hiện đại để hợp lý và tự động hóa các hoạt động này.

Hệ thống thông tin doanh nghiệp hiện đang đóng một vai trò quan trọng trong xử lý dữ liệu và ra quyết định. Khi được sử dụng một cách chính xác, chúng có thể tác động tích cực đến hiệu suất cũng như doanh thu chung của một tổ chức.

Hệ thống thông tin doanh nghiệp được hiểu như thế nào?

Ở cấp độ cơ bản nhất, một hệ thống thông tin (IS) là một tập hợp các thành phần hoạt động cùng nhau để quản lý việc xử lý, lưu trữ dữ liệu. Có vai trò là hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh, đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh.

vai tro cua he thong thong tin quan ly trong mot to chuc 04

Hệ thống giúp lưu trữ, phân tích thông tin dữ liệu.

Hệ thống thông tin thường bao gồm sự kết hợp của phần mềm, phần cứng và mạng viễn thông. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình, có được khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại.

vai tro cua he thong thong tin quan ly trong mot to chuc 02

Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức

Công nghệ này cho phép các công ty thu thập, phân tích dữ liệu hoạt động bán hàng, xác định nhóm mục tiêu chính xác của chiến dịch tiếp thị cũng như đo lường sự hài lòng của khách hàng.

Lợi ích của hệ thống thông tin doanh nghiệp

Công nghệ hiện đại có thể tăng đáng kể hiệu suất và năng suất của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin cũng không ngoại lệ, các tổ chức trên toàn thế giới dựa vào họ để nghiên cứu, phát triển các cách mới để tạo doanh thu, thu hút khách hàng và tối ưu hóa các nhiệm vụ tốn thời gian.

vai tro cua he thong thong tin quan ly trong mot to chuc 03

Công nghệ hiện đại có thể tăng đáng kể hiệu suất và năng suất của doanh nghiệp.

Với một hệ thống thông tin, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian chi phí trong khi đưa ra quyết định tốt hơn. Các bộ phận nội bộ của một công ty, chẳng hạn như tiếp thị và bán hàng, có thể giao tiếp tốt hơn chia sẻ thông tin dễ dàng hơn.

Vì công nghệ này được tự động hóa và sử dụng các thuật toán phức tạp, giúp làm giảm lỗi của con người. Hơn nữa, nhân viên có thể tập trung vào các khía cạnh cốt lõi của một doanh nghiệp thay vì dành hàng giờ để thu thập dữ liệu, điền vào giấy tờ, phân tích thủ công.

vai tro cua he thong thong tin quan ly trong mot to chuc 01

Các thành viên trong nhóm có thể truy cập lượng dữ liệu khổng lồ từ một nền tảng.

Nhờ hệ thống thông tin doanh nghiệp, các thành viên trong nhóm có thể truy cập lượng dữ liệu khổng lồ từ một nền tảng. Ví dụ: họ có thể thu thập xử lý thông tin từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như nhà cung cấp, khách hàng, kho hàng và đại lý bán hàng, với một vài cú click chuột.

Ứng dụng phổ biến của hệ thống

Có nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau và mỗi loại có một vai trò khác nhau. Chẳng hạn, hệ thống thông minh kinh doanh (BI) có thể biến dữ liệu thành những thông tin có giá trị.

Công nghệ này cho phép báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn, quyết định kinh doanh tốt hơn và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Một lợi ích lớn khác là trực quan hóa dữ liệu, cho phép các nhà phân tích diễn giải lượng lớn thông tin, dự đoán các sự kiện trong tương lai và tìm các mẫu trong dữ liệu lịch sử.

vai tro cua he thong thong tin quan ly trong mot to chuc

Phân tích diễn giải lượng lớn thông tin, dự đoán các sự kiện trong tương lai.

Các tổ chức cũng có thể sử dụng phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu trên các lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất đến tài chính và kế toán. Loại hệ thống thông tin này bao gồm nhiều ứng dụng cung cấp cái nhìn 360 độ về hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: Làm thế nào để viết kế hoạch kinh doanh tốt

Ngoài ra, phần mềm giúp đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ tài chính của bạn là chính xác và cập nhật. Về lâu dài, phần mềm ERP có thể giảm chi phí vận hành, cải thiện sự hợp tác và tăng doanh thu của bạn.